Les 5 facteurs de succès d'un événement réussi
Il y a des centaines d’événements chaque année, pourtant certains arrivent à sortir leur épingle de jeu et à s’incruster dans la mémoire des invités, et ce, pendant des années. Un de vos collègues vous a déjà certainement partagé ses souvenirs par rapport à une soirée de gala fabuleuse à laquelle il avait assisté il y a des années ou une activité de team building qui a changé son fonctionnement de travail. Qu’est-ce qui fait que celui-ci ou celle-là était si unique ? Voilà 5 éléments clés qui vous aideront à mieux le comprendre.
1. Planification, planification, planification
Le temps est un de vos principaux atout lors de l’organisation d’événements, alors prenez de l'avance! Plus vous commercer tôt, plus vous réduisez votre stress et celui de l’équipe. La mise en place d’un échéancier suivi de manière stricte et assidue est primordiale. Il permet d’avancer sur un projet de façon sereine et efficace. Bien entendu, vous pourrez adapter votre structure au fur et à mesure de l’évolution du projet mais les bonnes bases seront mises en place. Pour une meilleure collaboration, l’ensemble de l’équipe doit en tout temps avoir accès aux informations essentielles et aux prochaines étapes.
2. Déterminer vos trois principaux objectifs
Faire le choix d’organiser un évènement n’est pas quelque chose d’anodin. C’est un enjeu de taille qui nécessite un investissement financier mais aussi humain. C’est pourquoi, il est très important dès le début du projet de prendre le temps de bien définir les objectifs que l’organisme souhaite atteindre. Vous pourrez ainsi faire le choix du type d’événement le plus approprié. Dois-je séduire de nouveaux clients ? Dois-je lever des fonds pour une cause sportive ? Quel est mon budget global? Dois-je repositionner ma marque (haut-de-gamme, écologique, traditionnelle, novatrice, etc.) ? Bref ! Vous comprenez le principe.
3. Bien communiquer autour de votre événement
La mise en place d’une bonne stratégie de communication et d’un plan d’actions adapté aux différents types de médias utilisés vous permettra de promouvoir votre événement de façon pertinente. Par exemple, si vous communiquez sur les médias sociaux, prévoyez l’utilisation d’un hashtag approprié. La communication doit se fait avant, pendant et après l’événement. Elle devra s’insérer dans votre échéancier global.
4. L’authenticité = le secret du succès
Chaque événement est un outil de communication qui répond aux objectifs d’affaires de l’organisme. Par conséquent, il doit être parfaitement aligné avec la vision, la mission de l’entreprise mais surtout avec son essence. Toujours garder en tête de créer un événement authentique qui permettra de toucher vos invités d’une façon unique et positive.
5. Ajoutez une bonne dose de créativité !
Une fois le lieu choisi, il est primordial de bien travailler les espaces. Les convives doivent se sentir libre de circuler. Évitez les espaces trop confinés ! Une ambiance conviviale et une circulation fluide des invités permet de faciliter les échanges. Ayez un accueil chaleureux. Engagez du personnel soigné et souriant ! Entourez-vous de professionnels ! Soyez créatif dans le décor, dans les bouchées, dans les cocktails proposés ! Soignez l’esthétique ! Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la mémoire olfactive ! Suivez les tendances… mais seulement si elles sont alignées avec l’identité de votre marque. Misez sur l’expérientiel ! Soyez créatif ! Osez ! Vous manquez de temps pour penser à tout? Vous n'avez pas les ressources suffisantes à l'interne?Vous préférez confier toute ou une partie de l'organisation de votre événement à des professionnels? Contactez-nous à info@evenemenCiel.ca! Nous nous ferons un plaisir de créer un événement authentique et personnalisé.