Comment choisir le lieu d’un événement

Ça y est, c’est confirmé, l’événement auquel vous songiez va se réaliser!

Plein de questions se bousculent dans votre tête, et parmi les plus importantes: comment choisir le lieu de votre événement pour s’assurer de son succès?

Un lieu facile d’accès

Surtout pendant les mois hivernaux, il est important que le lieu soit de facilité d’accès. Pour une expérience pleinement satisfaisante, prévoyezun lieu qui permette un accès complet aux personnes à mobilité réduite et en fauteuil roulant. Près d’un métro, du lieu de travail s’il s’agit d’un événement corporatif, ou proche des logements des invités.

Le stationnement

Un stationnement gratuit est aussi une attention fort appréciée. Selon l’heure de votre soirée et son déroulement, n’oubliez pas de tenir compte aussi du trafic. Assurez-vous qu’il n’y ait pas de festivités ou de travaux dans le quartier ou votre ville à la date choisie. Si votre budget le permet, optez pour un service de valet.

Tenir compte du nombre de présences et leurs besoins

Si la facilité d’accès va aider à avoir plus de présences, il est aussi fort utile de faire un RSVP sur vos invitations. Il est toujours recommandé de faire un suivi par téléphone également, car il arrive que les gens oublient de confirmer. Calculez 5 couverts de plus au cas où. Dès que vous aurez une idée claire du nombre de présences, il vous sera plus simple de contacter les salles de banquets, les hôtels et autres lieux. Si des enfants et des personnes avec des besoins particuliers seront présents, assurez-vous que le lieu ait des rampes d’accès pour leur permettre d’apprécier la soirée pleinement.

Coûts et flexibilité sur la date

S’il vous est possible d’avoir plus d’une date disponible pour votre événement, vous pourrez négocier un prix intéressant avec certains espaces événementiels. Il arrive en effet qu’ils aient des dates qu’ils tardent à réserver. En offrant 2 ou 3 options, vous pourriez avoir un meilleur prix.

Qui sont vos invités?

Avoir une idée claire des personnes qui seront présentes permettra de mieux cibler le lieu idéal. Qui sont-elles? Est-ce un événement corporatif haut-de-gamme, ou est-ce plutôt un événement jeune et festif? De quoi avait l’air le dernier événement avec ces personnes? Tenez compte de leurs besoins et votre soirée sera un vrai succès!