Comment bien calculer le budget pour votre prochain événement
Lorsqu’on planifie un évènement corporatif tel qu’une lancement de produits, une activité de teambuilding, une levée de fond ou une soirée de gala, c’est parfois un beau casse-tête pour une organisation. Pourtant, il faut savoir oser dépenser suffisamment pour réussir un événement inoubliable et qui permettra un retour intéressant de votre investissement.
Comment savoir si on a un budget à la hauteur?
Que vous décidiez de collaborer avec une agence pour votre événement ou pas, il y a quelques points importants qui permettront de bien maitriser vos finances. Une fois que la formule de l'évènement est choisie, l’aventure commence :
Le brouillon. Commencez tôt une première version de votre budget en y incluant tout ce qui vous vient à l’esprit. Lorsque possible, utilisez des budgets d’événements passés similaires pour ne rien oublier. Pensez à chaque item qui pourrait engendrer une dépense et mettez-le sur votre liste. Vous pourrez ensuite le mettre à jour une fois que les différentes parties seront confirmées avec des fournisseurs. Pour les offres de services, assurez-vous de toujours avoir le prix final incluant les frais de services et les taxes.
L’audiovisuel. Parfois, les entreprises pensent pouvoir économiser en utilisant un système audiovisuel qu’ils possèdent déjà. Pourtant, si vous vous fiez à la location par une agence avec un technicien sur place en tout temps, vous aurez un résultat de haute qualité sans aucun souci technique. L’ambiance agréable aura un plus grand impact sur votre soirée. Quels souvenirs garderez-vous de votre évènement, des photos, des vidéos? Confiez le tout entre les mains de professionnels pour vous assurer d'une qualité à la hauteur de votre évènement.
Les communications et le marketing. Pensez à votre campagne promotionnelle. Comptez-vous faire quelques "boosts" sur les médias sociaux, un peu d'affichage publicitaire? Souvent, on oublie d’insérer dans le budget les coûts de conception graphique et d’impression, du menu aux affiches, en passant par les bannières, le programme, les logos des partenaires et la publicité avant l’événement. D'ailleurs, si c'est possible, travailler avec un même imprimeur vous permettra faire des économies non négligeables.
Nourriture et boisson. N’oubliez pas d’inclure aussi le tarif du personnel de service, de la préparation et du ménage par la suite. Vérifiez aussi la formule que vous voulez pour les boissons, alcoolisées et non alcoolisées. Si vous avez des contrats pour des prestations artistiques, vérifiez s’ils demandent aussi des repas chauds.
La décoration. Le décor est un élément important pour donner le ton de votre soirée. Jouer avec la lumière, les textures et les couleurs. N'hésitez pas à faire quelques recherches sur le Net pour vous inspirer. Vous voulez en mettre plein la vue à vos invités? Alors, faites des choix judicieux, prévoyez un montant suffisant et ne le dépassez pas. Tables et chaises. Le local où a lieu un événement ne fournit pas toujours les tables et chaises, ce coût doit absolument se trouver dans votre budget. Dans le cas où les chaises et les tables sont fournies, les nappes sont-elles fournies? Qu'en est-il des centres de table? Si ce n’est pas le cas, vous devrez prévoir un coût supplémentaire pour la location.
Le personnel. Idéalement prévoyez du personnel bilingue que ce soit pour les hôtes et hôtesses d'accueil, serveurs, personnel logistique, etc. Si vous utilisez des ressources bénévoles, toujours en prévoir plus que le nombre requis en cas d'annulation ou d'imprévu. Pour ce que est des maitres de cérémonie, animateurs, DJ ou tout autre prestataire artistique, assurez-vous qu'ils soient superviser par un régisseur de salle pour bien rythmer votre soirée.
Assurance : Pensez à protéger les personnes invitées de tout dommage qui pourrait survenir. Dans le cas où l’assurance n’est comprise dans votre contrat de location la salle, vous devrez la prendre en charge et fournir une attestation au propriétaire des lieux. Mieux vaut prévenir que guérir.
Les imprévus: Il y a souvent des imprévus en évènementiel. Assurez-vous d'avoir une boite de dépannage avec des éléments clés (stylos, surligneurs, scotch tape, ducktape, paires de ciseaux, corde, gommette bleue, pinces, etc.) et aussi une trousse de premier soins. En bref, assurez-vous d’avoir un montant disponible pour les imprévus, calculez au moins 5% de votre budget total.
Comme vous le voyez, il y a plusieurs détails qui feront de votre soirée un grand succès, mais qui vont aussi contribuer à faire monter la facture. Mais n’oubliez pas que c’est toujours vous qui avez la décision finale. Alors n’hésitez pas à poser des questions ou, si vous le souhaitez, confiez l'organisation à des professionnels! Bon succès!